До якого часу потрібно оцифрувати трудову книжку?
До якого часу потрібно оцифрувати трудову книжку? Це питання нині на устах багатьох працівників у нашій країні. І ось вам відповідь: закінчення терміну оцифрування трудових книжок встановлено на грудень 2022 року. Такі зміни – це частина загального процесу переходу на електронні документи. І знаєте що? Це не просто формальність. Це зручність, економія часу, це майбутнє.
Що це за звір – електронна трудова книжка?
Електронна трудова книжка – це ваші дані, зібрані в єдину систему. Вона замінює фізичний документ, який працівники звикли зберігати в шафі чи в сейфі. Але на відміну від паперових протоколів, ця книжка – у хмарі. Доступна в будь-який момент, з будь-якого пристрою. Здається, наче магія, правда?
- Завжди під рукою
- Зменшує ризик втрати даних
- Екологічно безпечніше (менше паперу, менше дерев)
Навіщо перейматися оцифруванням?
Чи не здається вам, що паперові документи – це якась ретроградна штука? Оцифровування – це майбутнє. Це як сравдя реінкарнація у світі документів. Виникає питання: для чого це взагалі нам? Спробую пояснити. По-перше, зникає потреба в фізичному зберіганні. По-друге, простота і швидкість обліку і перевірки даних, розумієте?
Кроки до оцифрування трудової книжки
Як же оцифрувати цю саму книжку? Усього кілька нескладних етапів, котрі можна усвідомити буквально за один ковток кави.
- Зверніться до свого роботодавця. Це перший і абсолютно обов’язковий крок.
- Передача документів. Роботодавець збирає ваші дані і передає їх до Пенсійного фонду.
- Очікування. Просто насолоджуйтеся тим, що процес запущено.
- Перевірка даних. Увійдіть у систему, перевірте, чи все гаразд.
Що робити, якщо ви – роботодавець?
Отже, якщо ви стоїте з іншого боку барикад і представляєте підприємство, процес оцифрування трудових книжок стосується вас безпосередньо. Ось що треба знати:
- Зберіть дані працівників. Без цього ніяк.
- Підготуйте документи для передачі. Головне – правильно оформити все.
- Передайте дані до відповідного фонду.
- Чекайте підтвердження.
Проблеми та рішення
Чесно, цей процес не без своїх «але». Є нюанси. Наприклад, не всі документи бувають ідеальними. То ж, які проблеми можуть виникнути?
- Некоректні дані – неприємність, що вимагає виправлень.
- Затримки в процесі – іноді цей процес не йде, як по маслу.
- Невірне оформлення документів – таке от буває.
І тут важливо бути напоготові. У таких випадках кращим другом стане служба підтримки або ж… терпіння. Іноді треба просто пережити це все.
Погляд у майбутнє
І от оцифрування завершено. Що далі? Надійна система, що буде брати участь у вашому кадровому майбутньому? Так, точно так. Не кажучи вже про відсутність тривоги. Ви завжди зможете перевірити свої записи і не боятися втратити важливі дані.
Отже, трудова книжка тепер готова до оцифрування, а як на рахунок вас? До речі, це не займе багато часу, а вже сьогодні стане реальністю. Не відставайте від світу, переходьте на новий рівень з електронними трудовими книжками.
